| テンプレート名 |
「契約前から、施工、引き渡し、アフターサービスまで、各担当が何をすべきか、部門間連携がわかる業務フローツール」 |
|
| 形式.サイズ.ページ数 | Excel A3 2ページ | |
| テンプレートの概要 | 新築建築において、営業での引き合い（見込み客の接点）から、プランニング、積算、契約、設計、施工、引き渡し、アフターサービスまで、どの部門が何を実施するか、一目で分かるフロー。 縦軸に「引合からアフターサービスまで」のカテゴリを書き、横軸に各カテゴリーに対応する部門と仕事を整理した。 仕事が立て込んでくると、いろいろな抜けが生じるが、工務会議などで、このフローを見て、「次に何を、誰がすべきか」がわかることで、「業務の漏れ」をなくすために作成した。 特に新人が入社した際、新築の全体像を説明するのに大変役立った。 更に、この業務フローを主要メンバーで作成中、新たな決まり事やルールも発生し、皆で共有することができたことは、この業務フローの成果である 新築のフロー項目 ① 紹介が出た後の初回訪問（営業） ② 初回プレゼン資料作成 （営業設計） ③ 2回目訪問（初訪～14日） ④ 2回目訪問後 ⑤ 3回目訪問時概算予算の提出 ⑥ ローンの事前審査（仮申し込み） ⑦ その後修正プランの提出（複数回） ⑧ 契約前、社内打ち合わせ ⑨ 施主と最終打ち合わせ ⑩ 契約書類等準備作業 ⑪ 契約 ⑫ 工務への引き継ぎ・ミーティング ⑬ 確認申請 ⑭ 務が実行予算組み ⑮ 発注 ⑯ 地鎮祭 ⑰ 基礎検査 ⑱ 上棟式 ⑲ 構造検査 ⑳ 雨仕舞検査 21 登記準備 22 最終検査 23 掃除・撮影 24 引き渡し・新築祝い贈呈 25 物件反省会 26 アフター管理・顧客管理 |
|
| このテンプレートを使うメリット | ●業務フローは仕事の全体像や部門間連携の中身がわかるので、受注製造、大型別注品などの製造のかかわるところには「見える」ツールとして効果がある ●業務フローをコンサルタントがクライアントと一緒の作成することで、クライアントの仕事の流れや課題も把握でき、「具体的な診断」「現状認識」ができる |
|
| このテンプレートの効果的な使い方 | 見せ方 | A3でプリントして見せる |
| 受注する前の準備 | ●全体像がわかる業務フローがあるか確認 ●部門間連携やルールはうまくいっている確認 |
|
| 契約時・クロージングのトーク | ●このテンプレートのような仕事の全体像がわかると社員教育がしやすい ●作成途中で、部門間連携を円滑に進める決まり事や新ルールを管理職同士で議論できるので、コミュニケーションがよくなる ●他部門の仕事の難しさがわかり、協力体制が敷きやすくなる |
|
| 企画書・提案書 | ●企画書は、「目的と狙う成果」「実施要項」「実施スケジュール」「料金」を記載 ●顧問外の場合は、「業務フロー作成研修」と銘打って、終日２回の研修形式もある |
|
| およその受注金額 | ●小規模工務店、住宅会社なら１０～５０万円 | |
| コンサルティングのおよそ所要時間 | ●１回の研修で作成するなら、７～９時間 ●２回の研修の場合で実施、１回７～９時間×２回＝１４～１８時間 |
|
| 現場コンサルティング・ヒアリング・作業の流れ | ① このテンプレートを見せて、イメージしてもらう ② 業務フロー作成の仕事を決める（特注品や大型案件、受注製造等。一般業務の場合でも可能な場合もある） ③ コンサルタントがフレームを作成し、縦軸と横軸、重なる作業の入力しやすいフォームを作成 ④ 縦軸を決める（業務の中身のカテゴリを決める） ⑤ 横軸のそれぞれの部門・職種を列記（最初に関係する部門から、順番に列記） ⑥ 各部門の基本業務を確認記載 ⑦ この時点でA3でプリントして参加者に渡す（見ながら進めたほうがイメージがしやすいので） ⑧ 縦軸と横軸が重なる作業や決まり、ルールを確認しながら、要点を入力していく ⑨ 議論途中で、課題や問題点が発生したら、そこで新たなルールを協議するよう指導する（新たなルールは仮ルールとして、作業に記載） ⑩ １回目研修で終わらない場合は、途中までの議論結果を再復習し、２回目までの課題（新ルールが可能かの検討、この流れでこれから先のフローを作るための準備）を整理する ⑪ ２回目研修では、再度１回目を確認しながら、新ルールや新たな課題があった場合はその都度記載。 ⑫ 前回以降の議論をしながら入力する |
|
| 仕上げ・結果確認 | ●この業務フロー作成で生まれた新たな決定事項、新ルールを一覧表にして会議で徹底するよう指示する | |
| ＮＥＸＴ提案と関連性のあるコンサルティングとテンプレ | ●業務フロー作成から組織の課題、業績の課題はたくさん発生したので、それを継続的にPDCAするために「経営顧問」になり、経営会議、幹部会に参加する ●各課題を改善する為の「課題と対策一覧表」を提出する ●その後各部門の人事考課・職能評価を具体化するためには、３の住宅会社 部門別職種別スキルマップ一覧」を参照 |
|
| テンプレート掲載日 | 2018年3月24日 | |
| テンプレート価格 | 一般5,000円（税別） | |
| テンプレート作成者・著作者 | ㈱アールイー経営 嶋田利広 | |
| 注意事項 |
●価格や所要時間は、クライアント、見込み先の状況によって異なります |
|
