「契約前から、施工、引き渡し、アフターサービスまで、各担当が何をすべきか、部門間連携がわかる業務フローツール」 部門間連携と役割責任が分かる 業務フロー 住宅工務店(事例)

 テンプレート名

「契約前から、施工、引き渡し、アフターサービスまで、各担当が何をすべきか、部門間連携がわかる業務フローツール」
部門間連携と役割責任が分かる 業務フロー 住宅工務店(事例)

 形式.サイズ.ページ数 Excel A3 2ページ 
テンプレートの概要 新築建築において、営業での引き合い(見込み客の接点)から、プランニング、積算、契約、設計、施工、引き渡し、アフターサービスまで、どの部門が何を実施するか、一目で分かるフロー。
縦軸に「引合からアフターサービスまで」のカテゴリを書き、横軸に各カテゴリーに対応する部門と仕事を整理した。
仕事が立て込んでくると、いろいろな抜けが生じるが、工務会議などで、このフローを見て、「次に何を、誰がすべきか」がわかることで、「業務の漏れ」をなくすために作成した。
特に新人が入社した際、新築の全体像を説明するのに大変役立った。
更に、この業務フローを主要メンバーで作成中、新たな決まり事やルールも発生し、皆で共有することができたことは、この業務フローの成果である 新築のフロー項目
① 紹介が出た後の初回訪問(営業)
② 初回プレゼン資料作成 (営業設計)
③ 2回目訪問(初訪~14日)
④ 2回目訪問後
⑤ 3回目訪問時概算予算の提出
⑥ ローンの事前審査(仮申し込み)
⑦ その後修正プランの提出(複数回)
⑧ 契約前、社内打ち合わせ
⑨ 施主と最終打ち合わせ
⑩ 契約書類等準備作業
⑪ 契約
⑫ 工務への引き継ぎ・ミーティング
⑬ 確認申請
⑭ 務が実行予算組み
⑮ 発注
⑯ 地鎮祭
⑰ 基礎検査
⑱ 上棟式
⑲ 構造検査
⑳ 雨仕舞検査
21 登記準備
22 最終検査
23 掃除・撮影
24 引き渡し・新築祝い贈呈
25 物件反省会
26 アフター管理・顧客管理
 このテンプレートを使うメリット ●業務フローは仕事の全体像や部門間連携の中身がわかるので、受注製造、大型別注品などの製造のかかわるところには「見える」ツールとして効果がある
●業務フローをコンサルタントがクライアントと一緒の作成することで、クライアントの仕事の流れや課題も把握でき、「具体的な診断」「現状認識」ができる
 このテンプレートの効果的な使い方 見せ方 A3でプリントして見せる
受注する前の準備 ●全体像がわかる業務フローがあるか確認
●部門間連携やルールはうまくいっている確認
契約時・クロージングのトーク ●このテンプレートのような仕事の全体像がわかると社員教育がしやすい
●作成途中で、部門間連携を円滑に進める決まり事や新ルールを管理職同士で議論できるので、コミュニケーションがよくなる
●他部門の仕事の難しさがわかり、協力体制が敷きやすくなる
企画書・提案書 ●企画書は、「目的と狙う成果」「実施要項」「実施スケジュール」「料金」を記載
●顧問外の場合は、「業務フロー作成研修」と銘打って、終日2回の研修形式もある
およその受注金額 ●小規模工務店、住宅会社なら10~50万円
コンサルティングのおよそ所要時間 ●1回の研修で作成するなら、7~9時間
●2回の研修の場合で実施、1回7~9時間×2回=14~18時間
現場コンサルティング・ヒアリング・作業の流れ ① このテンプレートを見せて、イメージしてもらう
② 業務フロー作成の仕事を決める(特注品や大型案件、受注製造等。一般業務の場合でも可能な場合もある)
③ コンサルタントがフレームを作成し、縦軸と横軸、重なる作業の入力しやすいフォームを作成
④ 縦軸を決める(業務の中身のカテゴリを決める)
⑤ 横軸のそれぞれの部門・職種を列記(最初に関係する部門から、順番に列記)
⑥ 各部門の基本業務を確認記載
⑦ この時点でA3でプリントして参加者に渡す(見ながら進めたほうがイメージがしやすいので)
⑧ 縦軸と横軸が重なる作業や決まり、ルールを確認しながら、要点を入力していく
⑨ 議論途中で、課題や問題点が発生したら、そこで新たなルールを協議するよう指導する(新たなルールは仮ルールとして、作業に記載)
⑩ 1回目研修で終わらない場合は、途中までの議論結果を再復習し、2回目までの課題(新ルールが可能かの検討、この流れでこれから先のフローを作るための準備)を整理する
⑪ 2回目研修では、再度1回目を確認しながら、新ルールや新たな課題があった場合はその都度記載。
⑫ 前回以降の議論をしながら入力する
仕上げ・結果確認 ●この業務フロー作成で生まれた新たな決定事項、新ルールを一覧表にして会議で徹底するよう指示する
NEXT提案と関連性のあるコンサルティングとテンプレ ●業務フロー作成から組織の課題、業績の課題はたくさん発生したので、それを継続的にPDCAするために「経営顧問」になり、経営会議、幹部会に参加する
●各課題を改善する為の「課題と対策一覧表」を提出する
●その後各部門の人事考課・職能評価を具体化するためには、3の住宅会社 部門別職種別スキルマップ一覧」を参照
 テンプレート掲載日  2018年3月24日 
 テンプレート価格  一般10,000円(税別) 
 テンプレート作成者・著作者  ㈱アールイー経営 嶋田利広 
 注意事項

●価格や所要時間は、クライアント、見込み先の状況によって異なります
●目的や課題、企業の特性によっては、上記の段取り通りならない可能性もあります。
●第三者への譲渡、転売、ネットへの公開は法律で禁止されています。
●商品に関するお問い合わせはメールのみ受け付けております。
●Excel、Word、PowerPointはオフィス2010以降の製品でご使用ください。
●このノウハウテンプレートは当社での経験の結果であり、購入者が活用する際、内容、成果について、当社は一切の責任を負いません。
●このテンプレートに関する電話でのお問い合わせは受け付けていません。

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