| テンプレート名 | 「5名以上の総務部門の組織に必要な、職務分掌規程とは」 | |
| 形式.サイズ.ページ数 | Excel A4 ４ページ | |
| テンプレートの概要 | 全社的な「職務分掌規程」を作成する一環で総務課の職務分掌を整理した。 総務課のみで、５名以上いる場合、明確な職務分担と、どの業務にどの役職者が決裁するのか、又はサポートするのかを明文化した | |
| このテンプレートを使うメリット | ●総務課の職務分掌は、他の事業所でも大きく変わらないので、若干加筆修正、削除訂正するだけで、オリジナルの総務課職務分掌ができる ●会計事務所職員が監査を効率化させる時に、この職務分掌を先に作成すれば業務全般がスムーズにいく | |
| このテンプレートの効果的な使い方 | 見せ方 | プリントして見せる。 |
| 受注する前の準備 | ●職務分掌があるか、個人の職務権限、役割規定があるか確認 ●組織として職務権限や決裁が機能しているか確認 ●個人の責任が曖昧になってないか確認 | |
| 契約時・クロージングのトーク | ●こういう職務権限や業務分掌規程を全部門構築して、個人の責任を明確化しましょう ●この職務分掌をつくる過程で管理職は時短や「働き方改革」の意識や仕事の見直しができます | |
| 企画書・提案書 | ●総務部門に限らず全部門の職務分掌規程作成として提案 ●時短や業務の効率化を進める為の「職務分掌規程作成研修」と銘打っても良い ●企画書には「職務分掌明確化の目的と狙い」「実施要項」「実施スケジュール」「料金」を記載 | |
| およその受注金額 | ●一部門５～10万円×部門数 | |
| コンサルティングのおよそ所要時間 | ●コンサルタントがヒアリングしながら入力して作成する場合、一部門の指導時間は5～8時間 ●「職務分掌プロジェクトメンバー」をつくって、プロジェクトメンバー会議で指導やチェックアドバイスして作成する場合、全部門で3～6か月（コンサルタントの指導回数は月２～3回） | |
| 現場コンサルティング・ヒアリング・作業の流れ | ①経営者からの指示にして職務分掌プロジェクトとして発足 ②各部門からメンバーを抽出 ③第1回仕事分析メンバー会議で、「仕事分析」の書き方の模擬例をどこか一つの部署のプロジェクトメンバーからコンサルタントがヒアリングしながら、書き方の指導をする（メンバーに書き方を理解させる） ④（仕事分析は、毎日、毎週、毎月、スポットの実際にやっている職務、資料作成、決済、報告先などを網羅したフレームを用意） ⑤メンバーから部門ごとに指示して「仕事分析」を実施 ⑥各部の部門長が「仕事分析」フレームに記入 ⑦「仕事分析」結果から、同時に、各職務でムダ排除、効率化する為に必要な事を部門内で議論してもらう ⑧プロジェクトメンバー会議で、各部の各職務のムダ排除、効率化の検討結果を報告 ⑨メンバーが職務分掌フレームに、議論された職務内容を記載 ⑩メンバーが議論されたムダ排除、効率化の「業務処理内容」「作成資料」「起案決済報告担当者」へ記載。 各部門単位の面談で、メンバーと部門長も同席し、コンサルタントが「職務分掌案」について質問と修正調整（質問の主旨はもっと合理的な仕組みはないか、不測の事態はどうするか、どれだけ時間が削減されるかなどのマンツーマンで確認面談） | |
| 仕上げ・結果確認 | ●職務分掌に業務の効率化案が入ってないと、経営者は納得しないので、どこがやり方を変えたのか分かるように文字色を変えて記載する | |
| ＮＥＸＴ提案と関連性のあるコンサルティングとテンプレ | ●職務分掌を要望する企業は零細企業ではなく、ある規模の中小中堅企業である ●職務分掌プロジェクト会議時に聞いたいろいろな課題から、経営者へ各種の対策づくり研修を提案する | |
| テンプレート掲載日 | 2018年3月24日 | |
| テンプレート価格 | 一般5,000円（税別） | |
| テンプレート作成者・著作者 | ㈱アールイー経営 嶋田利広 | |
| 注意事項 | ●価格や所要時間は、クライアント、見込み先の状況によって異なります | |
